「このプロジェクトの資料、まだですか？」
「Google Driveにあるはず」
「どこですか？ファイル名は？」
「ちょっと待って、URL送る」
「同じ名前のファイルがいくつかありますね？」
「たぶん一番新しいやつ。あれ？修正版出てる」
Google Driveを使っている職場なら、ありがちなやりとり。聞ける相手がいるなら、まだマシです。
データさえあれば次に進められる仕事が、ここで止まります。
ファイルは共有されているらしいのに、通知が来ていない。必要なファイルが見つからない。そもそも本当にドライブにある？検索したら確かにあるけれど、ありすぎてどれか分からない。
「正しい保存場所」を毎回判断するのは意外と難しい
管理側：フォルダ構成をきちんと決めて、保存先を周知すれば解決するでしょう。ルールを決めておけば誰も迷わないはず。
- 勝手にフォルダを増やさない
- プロジェクト名や年度の付け方を統一する
- ファイルをマイドライブに置いたままにしない
- 共有したら通知する
アップロードする側：毎日の作業でもないし、ルールは覚えていられない。
- 検索しても似た名前のプロジェクトが複数ある
- どのフォルダが正しい保存先なのか分からない
- 問い合わせるのも面倒
- 一応サブフォルダを作って分かるようにしておこう
- 通知は前と同じメンバーでいいよね
その結果、Final、Latest、New、2026_New、確認用といったフォルダが増え、あとから見た人にはもう正解が分かりません。
ファイルを必要としている側：ルールより、まず必要なファイルが欲しい。
細かいことはあとで調整するから、とにかくファイルを速やかにアップして！そしてURLを通知して！
ルールを周知しても、実行されなければ意味がありません。
フォルダではなく、プロジェクトを選んでもらう
ファイルの流れが止まる場所を整理すると、原因はシンプルでした。
保存先や通知先を「探す・確認する」ところ。
「まず誰に聞いたらいいか」すらわからない状態だと、後回しにしたい気持ちも分かります。
それならいっそ、アップロードだけしてもらうアプリを作れば解決するのでは。
アップロードする人が行うのは、次の三つだけ。
- プロジェクト名またはProject IDを検索する
- ファイルを選ぶ、またはドラッグ＆ドロップする
- アップロードボタンをクリックする
プロジェクト名、保存先、通知先をスプレッドシートにマスタ登録しておけば、対応するGoogle Driveフォルダはアプリが自動で判断します。
同名ファイルがあれば、上書きするか別バージョンにするかを選べるので、最新版がすぐ分かります。
これなら、フォルダを覚える必要はありません。保存場所に迷って新しいサブフォルダを作る余地もありません。
管理側は、ファイルが決められた場所に集まるので管理が楽になります。
アップロードするだけなので、保存場所の確認待ちは発生しません。
担当者が変わったときも、管理画面から通知先を追加・削除できます。
最初はGoogle Formsを利用できないかと考えた
ファイルの提出先をひとつにするだけなら、Google Formsが思い浮かびます。
フォームにプロジェクト名、提出者名、ファイルアップロード欄を用意すれば、簡単な資料提出窓口になります。小規模で、提出先がひとつだけなら、それで十分な場合も多いと思います。
ただ、プロジェクトごとの運用を考えると、もう少し機能を追加したくなりました。
- プロジェクトマスターと連動したドロップダウンから選びたい
- プロジェクトごとに異なるフォルダへ自動保存したい
- 新しいプロジェクトならフォルダを作成したい
- 同名ファイルがあれば、上書きするか別バージョンにするか選びたい
- 誰が、いつ、何をアップロードしたか記録したい
- アップロードされたことを関係者へ知らせたい
- 後日、プロジェクトからファイルを探したい
- 終了したプロジェクトは選択肢から外したい
Google FormsにApps Scriptを追加すれば実現できるものもあります。
AppSheetのようなノーコードツールで業務アプリを作る？
もう一つ思いつくのが、AppSheetのようなノーコードツールで業務アプリにする方法です。
私もAppSheetを試しましたが、少し欲しい機能を作るために、別の製品のデータ構造や画面、権限、Automationの考え方を一から覚える必要がありました。
大きな業務システムを作りたいわけではありません。
欲しかったのは、もっと小さな仕組みでした。
入れる場所と、探す場所を同じにする
Google Formsには、提出したあとのファイルを探す役割がありません。
しかし実際の仕事では、アップロードしてフローが進んだから終わり、ではありません。数日後、数週間後にまたそのファイルが必要になります。
そのとき、ファイル名を正確に覚えているとは限りません。ただ「あのプロジェクトのファイル」が必要になったのだから、プロジェクト名で探せばよいのです。
そこで、アップロードと同じ仕組みで、プロジェクト名やProject IDからファイルを探せるようにしました。
プロジェクトを検索すると、対応するフォルダ内のファイル一覧が表示されます。
これで、Google Drive全体を検索して関連性の低いファイルを見たり、何階層ものフォルダを開いたりせず、プロジェクトのファイル一覧から探せます。
置き場所はひとつだけ。
誰かに確認しなくても、アプリを開いてプロジェクトを検索すれば、アップロード先も検索場所も明確です。
管理シートはプロジェクトとフォルダの索引になる
この仕組みを動かすには、最低限、次のようなプロジェクト台帳が必要です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| Project ID | プロジェクトを識別する番号 |
| Project Name | プロジェクト名 |
| Folder URL | 対応するGoogle Driveフォルダ |
| Status | Active、Pending、Inactiveなどの状態 |
| Created At | 登録日時 |
これは単なる設定表ではありません。
Google Driveのフォルダを、プロジェクトの一覧として見られる索引になります。
管理者は一覧からフォルダを開き、プロジェクト名やステータスで並べ替え、終了プロジェクトを確認できます。必要になれば、フォルダを年度別の場所やArchiveへ移動することもできます。
Google Driveのフォルダは、移動しても通常は同じIDとURLを維持します。利用者が保存階層ではなくプロジェクトからアクセスしていれば、管理者があとからフォルダを整理しても、利用者に新しい場所を覚え直してもらう必要がありません。
つまり、最初から完璧なフォルダ構成を決めなくてもよいのです。
まずファイルを共有する。整理は管理側であとから行う。
この順番の方が、実際の仕事には合っているのではないかと思いました。
この考え方をFlowlessとしてまとめた
この方法を、Google Sheets、Google Drive、Gmail、Google Apps Scriptを使った小さなWebアプリとしてまとめたものがFlowlessです。
Flowlessには、次の機能があります。
- プロジェクト名・Project IDの検索
- ドラッグ＆ドロップによるアップロード
- プロジェクトフォルダへの自動保存
- 新規プロジェクトの登録と管理者確認
- 同名ファイルのOverwrite／Version選択
- アップロード履歴
- 関係者へのメール通知
- プロジェクトからファイルを探すFinder
- プロジェクトとフォルダの管理一覧
大規模な文書管理システムや正式な承認ワークフローを置き換えるものではありません。
Google Driveをすでに使っていて、次のような会話を少し減らしたいチームのためのものです。
どこへアップロードすればいい？
もう共有された？
あのファイル、どこにある？
自分で作ってもいいし、完成品をベースにしてそこから始めてもいい
同じような仕組みは、Google Forms、Google Sheets、Google Drive、Apps Scriptを組み合わせて自作できます。
現在はAIに相談しながらコードを書くこともできるので、以前より作り始めるハードルは下がりました。
一方で、プロジェクト管理、フォルダ作成、重複処理、通知、ログ、検索、管理画面まで揃え、実際の運用を想定してテストするには、それなりの時間がかかります。
Flowlessは、その時間を省きたい人のために、動作するSpreadsheetとApps Scriptのソースコードを含めて提供しています。
- そのまま使う
- 自社用にコードを変更する
- AIにコードを読ませて改修する
- 必要な部分だけCustomizationを依頼する
どの使い方でも構いません。
AIが将来、ファイルの内容を判断して保存先を自動的に選ぶようになれば、プロジェクトを手動で選ぶ操作さえ不要になるかもしれません。
それでも、どのプロジェクトを管理するか、誰に通知するか、誰がいつ提出したか、終了プロジェクトをどう扱うかといった仕事上の判断は残ります。
まずは、完璧なシステムを作ることより、ファイルを迷わず共有できる入口を用意する。
同じようなことでモヤモヤしている方にとって、この管理方法が一つの参考になればと思います。
まずは完成したアプリを土台にして、チームに合わせて変更できます。現在の仕事の進め方に合わせたカスタマイズにも対応します。